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【摘要】市场宣传在会议营销中具有重要的地位，可是如何才能对会议进行有效宣传呢？本文将介绍一些会议宣传的秘诀。商务会议宣传的首要步骤就是确定宣传受众，从而明确宣传目标和宣传内容；其次要准备宣传材料，一方面要确定宣传材料的表现形式，另一方面要确定宣传材料的内容；最后要选择适当的宣传方式，应用好直接邮寄、广告、会刊以及电话营销等手段。

【关键词】会议宣传 宣传材料 直接邮寄 电话营销

作为一名会议组织者，下面的情况您是否经常遇到：一次精心策划的会议却无人问津；开幕式即将开始，而为500名与会者布置的会场却只坐了100人。此时，您最想知道的是不是出现这种情况的原因？是否开始反省自己与与会者的沟通情况？ 市场宣传对会议的成功至关重要，它的功能在于传播信息、与潜在的客户沟通。本文将重点介绍会议有效宣传的独特手段和方法。

一、明确目标受众

首先，明确目标受众，就相当于明确了会议宣传的目的。在商务会议进行的过程中，目标受众的需求往往有着阶段性的特点，因此宣传过程也可以据此而划分。 引起兴趣。在会议前期的宣传阶段，目标受众的关注点在于产品与需求的符合度上，因此宣传的目的主要是引起受众的注意和兴趣，让其知道产品位于何处。可以通过信件、广告等方式将产品信息告知潜在客户。 提示购买。随着对产品信息的普遍接受，认同产品的潜在顾客将会考虑是否购买，那么他们将需要进一步的信息，如产品购买的时间、地点、方式等。此时会议组织者的宣传目标就要发生变化，从引起兴趣转变为提示购买，从提供产品信息转变为提供购买信息。如在广告材料（信件）中会议组织者要标明会议日期、地点以及付款方式等，让潜在客户开始对会议做购买方面的准备。 其次，明确宣传内容，才能保证宣传的有效性。宣传的内容应该建立在分析潜在客户的基础之上，通过考察目标受众的需求内容、媒体接触方式、知识结构等，了解他们对所传达的信息感兴趣的原因，及其价值所在。（如是否需要通过参加此次会议来提高专业水平？）

二、准备宣传材料

会议组织者为会议准备的宣传材料主要包括：宣传单、产品介绍小册子、信件以及其他专门为会议宣传而设计的印刷品。在制作宣传材料时，一方面要注意其表现形式，另一方面则要注意合理地安排材料的内容。 1、材料形式的四要素：材料的长度、用语、气氛和次序。

材料的长短应当因人而异，在做前期的目标受众分析时，就有针对性地甄选出不同种类的目标群体，甚至还可以简单的档案，发放宣传材料时，根据以上信息确定材料的长度。此外，宣传材料的长度也和发放的次序有关系。第一份宣传材料可能很简短，但是后续的材料就应该长一些。 宣传材料一般都要求语言简洁，尽量避免复杂的长句子，而且对于一个人来说习以为常的说法，在另一个看来可能就是专业术语，因此一定程度的专业术语的运用可以会让目标客户感觉很正规，但术语过量则会引起反感。 气氛是指上述各因素及宣传材料的表达形式共同塑造的综合形象，它要给目标受众以亲切感。最后在排列材料时则应该遵循一定的组织次序，由浅入深、由片面到全面。 2、宣传材料的内容：依据客户的兴趣，全面打造。

量身定做。宣传材料应该根据客户的性质量身定做，避免枯燥的单一性。随着现代信息技术的运用，实现量身定做越来越容易。比如，通过计算机在宣传材料上直接使用特定接受者的姓名；在宣传材料中使用第二人称“你”等。 会议的主题和标志。会议的主题是引起潜在客户兴趣的主要因素，因此在宣传材料的显着位置应该表明会议的主题。会议标志也应该以明显的形式出现，比如宣传材料可以使用以会议标志为背景的纸张印制，并且在纸张的页眉或者页脚中清晰地注明会议主题。 会议的形式。在会议宣传材料中，会议的举办形式——如会议的主办者、协办者、主题、举办日期和地点等，是必备要素。 会议的好处。宣传材料应该帮客户总结会议的利益，这可以让他们更快的作出决策。如写明：参会则可以获得专业认证；可以带走部分有用的资料；可以听名人演讲；可以旅游；可以获得有限名额等。 费用安排。会议宣传材料中应该明确与会费用——费用的组成、费用折扣和优惠措施（如不同阶段提出申请所享受的折扣、陪同人员收取的费用、团队形式的优惠等）。此外，还应该写明支付方式，如支票抬头、信用卡的种类等，国际会议的宣传材料还要说明付款时的货币种类等。 图文并茂。加入图片虽然提高了制作成本，但能够吸引更多的参会者。图片应该与材料内容密切相关，而且具有很好的图象质量。如果会议邀请了知名发言人，可以把他们的照片加入宣传材料，这将加强信息的传递。如果会议地点是吸引参会者的一个重要因素，就应该加入一些景观图片：附近的名胜古迹、主题公园等。

反馈方式。宣传材料中应该注明反馈的方式，比如说在宣传材料中夹送客户回执，回执用不同的颜色、字体、边框等标识出来，内容主要包括客户姓名、单位、联系电话等客户信息以及客户对会议的期望等。在回执表格要简短并置于适当的位置，参会者需要保留的信息不要列在回执背面。回执最好做成撕页或是插页。如果经费允许的话可以在宣传材料中准备一个自署名的信封，并提供预付邮资。也可以将免费热线电话作为一种反馈途径，负责接听电话的工作人员必须能够迅速愉快地为参会者解答一切问题。为了避免受众者的惰性，因此应该给他们一定的激励，如费用折扣或免费赠品，使他们立即作出反馈。 会议组织信息。宣传材料中还要提供会议组织信息，如会议的主要活动、特殊职能以及相关的其他活动。如果目标受众需要在时间或资金方面得到其所在组织的支持才能参加会议，则会议宣传材料就会成为其向组织提出申请的凭据，此时会议的详细组织信息将有助于目标受众进行说服工作。 其他特殊信息。可以在会议的宣传材料中提及一些特殊安排，从而引发潜在客户的兴趣。比如是否提供旅游，旅游的费用如何分摊；是否提供住宿，费用分摊情况；是否有知名人士发言，具体情况如何；以前参会者的推荐以及他们的称赞信。

三、四种宣传策略

1、直接邮寄策略

直接邮寄宣传材料是会议宣传最常用的宣传手段。直接邮寄比较有针对性，而且成本比较低，因此国内很多会展公司不约而同的把邮寄作为最主要的宣传手段。要做到以高效、低成本的方式进行直接邮寄呢，在做准备工作时，要巧妙地获得邮寄名单，同时做好邮寄计划。 邮寄名单往往可以通过以下渠道获得：⑴以前会议的积累。举办过多次会议的组织者可能有一些过去参会人员的名单，以及曾经对宣传材料做过反馈的人员名单。这些都是进行下一次会议的宝贵财富。⑵黄页。现在很多行业都有自己的黄页，有一些还按企业规模、企业地区进行了划分。一些专门提供邮寄名单的企业也拥有大量的企业资料，可以根据地区、邮政编码、行业、职位、地区、资产总额、销售量等各种标准进行归类。互联网上也可获得免费的邮寄名单。⑶专业组织和团体。有些专业组织和团队（如信函服务公司）提供付费邮寄名单。会议组织者将宣传材料交给这些组织团体，他们负责将材料邮寄给名单上的人。⑷其他来源。有些参会者和发言人会提供他们所掌握的名单，因为他们希望参会者越多越好。某些专业协会也可能愿意提供所掌握的名单。 在做邮寄计划时要考虑到如下几个方面： 数量决策：一般来说要想引起对方的注意，会议组织者需要进行多次邮寄，不过现在还没有统计资料表明邮寄多少次最合适。决策时需要考虑邮寄的次数、预算、是否使用不同的宣传材料。 时间决策：时间是个关键因素。即使最好的宣传材料，如果在错误的时间到达收件人手中，也不会引起很多的反馈。一般来说要尽早寄到收件人的手中以便其做准备，提前多长时间要具体问题具体分析——有些参会者可能需要提前一年通知，有些则只需提前几个星期或几个月就可以了。需要考虑的要素是：潜在客户所处的地区、从事的工作类型以及年龄等。 内容决策：会议组织者还要决定邮寄的内容，它主要取决于宣传材料——宣传材料是什么，邮寄的内容就是什么。

2、广告策略

除了直接邮寄外，发布广告也是会议宣传的一个有效方式。一般来说制作广告以及推出广告都需要专业的知识和经验，因此大部分会议组织者都会把广告业务外包给专业的广告公司以节省时间、精力和成本。广告策略包括多方面的内容：广告主题的确定、广告定位、广告媒体选择、广告表达策略、广告制作管理等。一个完整的广告策略需要多方面的专业知识。在此我们仅简单介绍一下广告媒体的选择。 报刊广告：报纸的优点在于弹性大、及时、对当地市场的覆盖率高、容易被接受和信任；缺点是时效短、转阅者少。刊物则有可以选择适当的地区和对象、可靠且有名气、时效长、转阅者多等优点；缺点是购买的前置时间长、有些发行量是无效的。会议组织者要详细了解报纸和杂志的优缺点，有针对性地选择适当的报刊。会议组织者可以依据参会者的特征来判断他们会阅读哪些报刊。一般情况下，会议广告多选择全国性报刊，不过也应充分考虑地方性报刊的作用。 广播广告：广播广告的优点是可以大量地使用、可选择适当的地区和对象、成本较低；缺点是仅有音响效果、不如电视吸引人、瞬间即逝。在会议宣传中，会议组织者可以设法邀请一些有趣或者有争议的人参加会议，并利用他们在广播谈话节目中进行宣传。 电视广告：电视广告的优点是视、听、动作紧密结合且引人注意、送达率高；缺点是绝对成本高、瞬间即逝、不能自由地选择观众。有时可以寻找一些免费的电视宣传机会。如果公众大会的主题能在社会上引起广泛的兴趣，承办者就可以安排知名的演讲者在电视谈话节目中露面，选择该演讲者最近出版的一本与会议主题相关的书作为切入点。 户外广告：户外广告的优点是比较灵活、重复性强、成本低、竞争少；缺点是不能选择对象、创造力受到局限等。现在很多大型会议都选用户外广告，它可以重复多次地向潜在顾客传达信息。

3、发行会刊

会刊也是会议宣传的一种手段，会议的主办者经常会发行期刊，向自己的目标客户预告即将举行的会议，有些赢利性的会议组织也常采取这种做法。会刊中除了预告即将举行的会议外，还可以包括与会议有关的其他活动或信息。

4、电话营销策略

电话营销是一种比较时髦的营销宣传方法，现在人们可以在计算机的帮助下进行自动拨号，使用电话录音，然后再由真人完成进一步沟通。通过电话方式进行会议宣传通常不会取得很好的效果，因为毕竟在电话上无法为对方提供所有必要的信息。不过，有些主办者也通过精心设计的电话宣传取得了成功。电话营销与邮寄和广告配合使用时比较有效。